Automatizace procesu inventur ve skupině společností vedených v Karátu
Dostal jsem za úkol vyřešit poměrně zajímavý problém – sjednotit proces inventur a vytvořit nový nástroj, který by bylo možné nasadit napříč celou skupinou společností se stejným účtovým rozvrhem vedeným v účetním systému Karát.
Inventury se sice zpracovávaly, ale každá společnost trochu jiným způsobem. Stahovalo se několik Excelů, data se kopírovala mezi soubory, kontrolovaly se zůstatky a spousta času mizela na činnostech, které se opakovaly stále dokola.
Největší problém přitom nebyla odborná stránka inventur, ale ruční práce.
Ruční zpracování inventur často není složité odborně. Složité je množství opakující se práce – exporty, kontroly, kopírování dat a hledání rozdílů.
Proto jsem vytvořil uživatelsky jednoduchý Excelový template, který dnes účetním výrazně šetří čas.
Od několika hodin k několika kliknutím
Krok 1 – nastavení sestav v Karátu
Prvním krokem bylo nastavení sestav v jednotlivých modulech Karátu (banka, majetek, saldokontní účty a další), aby bylo možné data správně exportovat a následně je automaticky rozřazovat na jednotlivé inventurní listy podle rozvahových účtů.
Výhodou je, že po jednorázovém nastavení již účetní tyto sestavy nemusí řešit a mohou používat jednotný postup napříč všemi společnostmi.
Krok 2 – základní nastavení inventur
Součástí template je list Základní informace, kde se vyplní název společnosti, období, za které se inventury zpracovávají, a používané cizí měny.
Na základě zadaného data se automaticky stáhnou příslušné kurzy cizích měn pomocí VBA. List zároveň obsahuje překlady používaných výrazů do angličtiny, díky čemuž lze celý soubor jednoduše přepnout do anglické verze. O tom, jak to přesněji funguje jsem psal zde:
Krok 3 – nahrání dat
Účetní následně pouze stáhne potřebná data z Karátu a vloží je do připravených listů.
Obratová předvaha se vloží na list Obratová předvaha, data z modulu bank na list Banka, ze sestavy účetní saldokonta se data uloží na list vše krom banky a registr majetku na list Registr majetku.
Pohled na excel
Krok 4 – vytvoření inventurních listů
Na listu Obratová předvaha stačí kliknout na tlačítko a Excel automaticky vytvoří inventurní list pro každý účet, který se v obratové předvaze nachází.
Každý inventurní list obsahuje hlavičku s názvem společnosti, číslem a názvem účtu i příslušným obdobím. Součástí je také navigace zpět na obratovou předvahu, což výrazně usnadňuje práci v souboru, který může obsahovat prakticky neomezené množství listů.
Pokud uživatel klikne na účet v obratové předvaze, Excel ho automaticky přesměruje na odpovídající inventurní list.
Na stejném místě je také možné tlačítkem přeložit celý soubor do angličtiny a současně zkontrolovat správnost přecenění jednotlivých účtů.
Krok 5 – rozdělení detailních dat
Na listech Banka, Registr majetku a Vše krom banky stačí opět kliknout na příslušné tlačítko.
Excel následně automaticky rozdělí detailní data na jednotlivé inventurní listy. Pokud je vše v účetnictví správně, odpovídají výsledné hodnoty zůstatkům uvedeným v obratové předvaze.
Jednoduché řešení reálného problému
Celý template stojí na běžných funkcích Excelu, jako jsou KDYŽ, DOSADIT,… a VBA.
Během vývoje jsem narazil i na několik omezení účetního systému Karát, ale díky skvělé spolupráci s konzultantem systému se podařilo všechny překážky vyřešit a výsledný proces je dnes výrazně uživatelsky přívětivější.
Dalším přínosem je, že template neslouží pouze pro měsíční reporting nebo účetní závěrky. Díky své struktuře může posloužit také jako kvalitní podklad pro auditory při auditu ročních účetních závěrek.
Možná největší přínos ale není samotná úspora času.
Je jím standardizace.
Místo deseti různých postupů dnes existuje jeden jednotný proces, který lze použít napříč celou skupinou společností.
Mám rád podobné projekty.
Ne proto, že by byly technicky složité, ale protože vznikají z reálných problémů. Často totiž stačí několik hodin přemýšlení a dobře navržený Excel dokáže ušetřit desítky hodin práce ročně.
A někdy ani nejde o samotný Excel.
Jde o to, aby lidé trávili méně času kopírováním dat a více času skutečnou účetní prací.
Pokud vás podobná řešení zajímají nebo máte pocit, že by něco podobného mohlo pomoci i ve vaší firmě, napište mi.
Rád se podívám, zda by nešlo zjednodušit i některé vaše procesy.
Ne proto, že by byly technicky složité, ale protože vznikají z reálných problémů. Často totiž stačí pár hodin přemýšlení a dobře navržený Excel dokáže ušetřit desítky hodin práce ročně.
A někdy nejde ani tak o Excel.
Jde o to, aby lidé trávili méně času kopírováním dat a více času skutečnou účetní prací.
Pokud vás podobná řešení zajímají nebo máte pocit, že by něco podobného mohlo pomoci i ve vaší firmě, napište mi.
Rád se podívám, jestli by nešlo zjednodušit i některé vaše procesy.