Důvěra klientů nevzniká z velkých řečí. Spíš z toho, že problémy nezapadnou, termíny se hlídají a Excel občas přestane být nepřítel. 😄

Když se automatizace poprvé úspěšně spustí, je to příjemný okamžik. Soubor se přesune, data se zapíšou a výsledek se objeví tam, kde má.

Člověk má chuť říct: „Hotovo.“

Ve skutečnosti je hotová hlavně ukázka ideálního scénáře.

Provozní proces není tvořený jen případy, ve kterých všechno dorazí včas, názvy odpovídají očekávanému formátu a všechny systémy fungují. Dříve nebo později přijde něco, s čím původní návrh nepočítal.

A právě tehdy se ukáže, zda automatizace práci skutečně převzala, nebo pouze přesunula problém na později.

Ideální scénář je pouze začátek

Představme si jednoduchý proces, který stahuje přílohy z e-mailu a ukládá je do správných složek.

Při testování přijde zpráva se správným předmětem, obsahuje očekávanou přílohu a cílová složka existuje. Automatizace vše zpracuje během několika sekund.

Co se ale stane, když:

• e-mail vůbec nepřijde,

• zpráva obsahuje dvě přílohy místo jedné,

• soubor má jiný název,

• cílová složka neexistuje,

• soubor se stejným názvem už v cíli je,

• není dostupný disk nebo navazující systém?

To nejsou nepravděpodobné technické zvláštnosti. Jsou to běžné provozní situace.

Při návrhu proto nestačí popsat, co se má stát se správným vstupem. Ke každému důležitému kroku je potřeba doplnit otázku:

Co má proces udělat, pokud tento krok nelze dokončit?

Nejhorší chyba je ta, o které nikdo neví

Automatizace může při chybě skončit několika způsoby. Může se bezpečně zastavit. Může problematický případ odložit a pokračovat. Může upozornit odpovědnou osobu.

Nejhorší možností je chybu potichu přeskočit a tvářit se, že všechno proběhlo správně.

Takový proces může zpracovat 99 souborů a jeden vynechat. Celkově bude vypadat velmi úspěšně. Chybějící soubor ale může někdo objevit až za několik dní, kdy už nebude snadné zjistit, co se stalo.

Proto nestačí zpráva:

Proces byl dokončen.

Užitečnější výsledek vypadá například takto:

Zpracováno 84 souborů. Dva účty nebyly nalezeny. Jeden soubor měl nesprávný název. Tři případy vyžadují kontrolu.

Dobrá chybová zpráva má říct alespoň:

• co se nepodařilo,

• kterého případu se chyba týká,

• kdy nastala,

• zda proces pokračoval,

• co má člověk udělat dál.

Samotný text „Error 500“ většinou nepomůže nikomu kromě člověka, který už ví, kde problém hledat.

Ne každá chyba musí zastavit celý proces

Důležitou součástí návrhu je rozhodnout, které chyby jsou kritické.

Pokud nelze otevřít databázi, může být správné zastavit všechno. Pokračování by mohlo vytvořit neúplná nebo chybná data.

Pokud se nepodaří zpracovat jednu přílohu z padesáti, může být lepší přílohu přesunout do složky pro kontrolu, zaznamenat důvod a pokračovat dalšími soubory.

Rozhodnutí závisí především na tom, zda pokračování může:

• poškodit data,

• vytvořit duplicitu,

• způsobit finanční nebo právní dopad,

• ztížit následnou opravu,

• skrýt rozsah problému.

Automatizace proto nepotřebuje pouze seznam kroků. Potřebuje také pravidla pro zastavení, pokračování a předání problému člověku.

Výsledek musí být možné zkontrolovat

Ani kvalitně navržený proces by neměl fungovat jako černá skříňka.

Člověk musí být schopný zjistit, co automatizace provedla. Nemusí kontrolovat každý jednotlivý krok, protože tím by se ztratila velká část úspory. Potřebuje ale přiměřený auditní záznam.

Může obsahovat:

• čas spuštění a dokončení,

• počet nalezených a zpracovaných položek,

• seznam přeskočených případů,

• důvody chyb,

• místo uložení výstupu,

• informaci, zda je nutná ruční kontrola.

Díky tomu lze odlišit tři různé situace:

1. Proces proběhl správně.

2. Proces proběhl s výjimkami, které byly zachyceny.

3. Proces selhal a výsledek nelze považovat za úplný.

Bez tohoto rozlišení je zelená ikona úspěchu spíš uklidňující dekorace než skutečná kontrola.

Závěr

Automatizace není spolehlivá proto, že jednou správně provedla připravený test.

Spolehlivá je tehdy, když dokáže rozpoznat neobvyklou situaci, bezpečně na ni reagovat a dát člověku dost informací k rozhodnutí.

Při návrhu automatizace se proto neptám pouze:

Jak má tento proces fungovat?

Stejně důležitá je druhá otázka:

Jak má selhat?

Právě odpověď na ni často rozhoduje, zda automatizace skutečně ušetří práci, nebo jen začne velmi rychle vyrábět problémy, o kterých zatím nikdo neví.

Sedm měsíců jsem současně fungoval v poradenské společnosti i ve finančním oddělení klienta. Dva různé světy, dva odlišné způsoby práce a jedna zkušenost, která mi ukázala, že největší hodnotu nepřináší znalost systému, ale pochopení procesů a lidí.

Ruční inventury často znamenají hodiny kopírování, kontrol a přepisování dat. Ukážu, jak jsem pomocí Excelu, VBA a běžných funkcí vytvořil nástroj, který většinu práce automatizuje, šetří čas a výrazně snižuje riziko chyb.

Přehled článků, rozhovorů a mediálních zmínek o projektu Pětky do koše. Jak vznikal studentský projekt doučování a jak zkušenosti z jeho budování ovlivnily mou pozdější kariéru v účetnictví, automatizaci a procesním řízení.

Kurzy ČNB se dají v Excelu řešit i jinak než ručním hledáním nebo složitými pomocnými tabulkami. Stačí zadat datum, měnu a Excel si kurz najde sám.

Nemůžu? Nedokážu? Tak koukej