Proč nesnáším zbytečnou práci
Když při práci několikrát zopakuji stejnou sérii kroků, automaticky začnu přemýšlet:
Proč to vlastně dělám?
Musí se tento údaj opravdu zkopírovat ručně? Proč ho zapisujeme na dvě místa? Proč každý měsíc znovu upravujeme stejný export? A proč člověk kontroluje něco, co by mohl systém označit sám?
Nejde o lenost. Administrativa mi nevadí a některé rutinní činnosti mě dokonce baví. Vadí mi práce, která spotřebovává čas, ale výsledku nepřidává žádnou hodnotu.
Nejhorší věta je: Děláme to tak vždycky
Ve firmách často přežívají postupy, jejichž původní důvod už dávno neexistuje.
Někdo před lety vytvořil tabulku. Později do ní přibyl další list, potom pomocný sloupec a nakonec ruční kontrola, protože se občas něco pokazilo. Každý nový člověk postup převzal, ale nikdo se už nezeptal, zda celý proces stále dává smysl.
Výsledkem může být činnost, kterou několik lidí pravidelně vykonává pouze proto, že ji vykonávali jejich předchůdci.
Právě věta „děláme to tak vždycky“ je pro mě signál, že stojí za to proces prozkoumat.
Ne všechno potřebuje robota
Když najdu zbytečnou práci, nezačínám automaticky výběrem technologie.
Někdy stačí odstranit jeden krok. Sjednotit názvy souborů. Upravit vstupní tabulku. Přestat zapisovat stejný údaj na více míst. Nebo jasně určit, kdo má za danou činnost odpovědnost.
Teprve když proces dává smysl, přichází na řadu Excel, Power Query, Power Automate nebo jiné řešení.
Automatizovat špatně nastavený postup totiž neznamená problém vyřešit. Znamená to pouze začít dělat zbytečnou práci rychleji.
Každé kliknutí něco stojí
Jedno zbytečné kliknutí nikoho nezachrání. Pokud ale stejný krok udělá několik lidí každý den, náklady se postupně sčítají.
Nejde jen o minuty. Každé ruční přepsání vytváří další možnost chyby. Každý nejasný krok vyžaduje vysvětlení. A každý proces závislý na jednom člověku se může zastavit ve chvíli, kdy tento člověk není k dispozici.
Proto při opakované práci řeším tři otázky:
Přináší tento krok výsledku nějakou hodnotu?
Musí ho skutečně dělat člověk?
Co by se stalo, kdybychom ho úplně odstranili?
Možná se ukáže, že automatizace není potřeba.
I to je dobrý výsledek.
Mým cílem totiž není vytvářet co nejvíce robotů. Chci, aby lidé nemuseli dělat práci, která už dávno nemusela existovat.