Každé kliknutí něco stojí. Jak poznám proces, který se vyplatí automatizovat

Automatizace nemusí být velký projekt, který firmě převrátí fungování naruby. Často začíná obyčejnou otázkou: Proč tento údaj každý den znovu ručně přepisuji?

Mám přirozenou tendenci analyzovat činnosti, které se opakují. Když při práci několikrát udělám stejnou sérii kroků, začnu přemýšlet, jestli by nešla zjednodušit. Ne proto, že bych chtěl automatizovat úplně všechno. Spíš mi vadí zbytečná práce, která člověku bere čas, ale nepřidává výsledku žádnou skutečnou hodnotu.

V poslední době jsem znovu řešil proces, při kterém bylo potřeba vzít údaje z e-mailu a přenést je do dalšího systému. Název společnosti, země, identifikační číslo a několik dalších položek. Na první pohled nejde o nic zásadního. Jeden e-mail, pár kliknutí a několik zkopírovaných údajů.

Právě takové drobnosti jsou ale podle mě nejlepšími kandidáty k prověření.

Nejdřív sleduji proces, teprve potom vybírám nástroj

Když se řekne automatizace, mnoho lidí začne okamžitě mluvit o konkrétním programu. Excel, VBA, Power Query, Power Automate nebo nějaké větší aplikaci. Jenže výběr nástroje by měl přijít až později.

Nejdřív je potřeba pochopit, co se skutečně děje.

Kde proces začíná? Jaké údaje do něj vstupují? Kdo je kontroluje? Podle čeho se rozhoduje o dalším kroku? Co se stane, když některá informace chybí? A jak poznáme, že byl celý proces dokončen správně?

Počítač totiž neudělá to, co jsme měli na mysli. Udělá přesně to, co jsme mu zadali. Automatizace proto často odhalí, že postup, který lidem připadal jasný, ve skutečnosti stojí na nepsaných pravidlech a zkušenosti konkrétního člověka.

Dokud tato pravidla neumíme popsat, nemáme připravený proces k automatizaci. Máme pouze představu.

Každé kliknutí má svou cenu

Jedno ruční překopírování údaje může zabrat jen několik sekund. Samo o sobě tedy nevypadá jako problém. Důležitá je ale četnost.

Pokud nějaký úkon trvá třicet sekund a člověk ho udělá dvacetkrát denně, jde o deset minut každý pracovní den. Za rok už se můžeme dostat přibližně ke čtyřiceti hodinám. Tedy k celému pracovnímu týdnu strávenému jedním drobným úkonem.

Čas přitom není jediný náklad. Každé ruční přepsání vytváří další příležitost k chybě. Člověk zamění číslici, vybere špatnou zemi, vloží údaj do nesprávného pole nebo jeden krok jednoduše přeskočí. Většinou se nic nestane. Právě proto se takové riziko snadno přehlíží. Jednou ale chyba projde dál a její dohledání může stát více času než všechny předchozí úspory.

Při posuzování procesu si proto pokládám čtyři jednoduché otázky:

• Jak často se činnost opakuje?

• Kolik času zabere včetně kontroly?

• Jaké následky může mít chyba?

• Probíhá postup pokaždé podle stejných pravidel?

Čím častější, předvídatelnější a náchylnější k chybám proces je, tím zajímavější je pro automatizaci.

Automatizovat chaos nedává smysl

Největší chybou je podle mě automatizovat postup jen proto, že už nějakým způsobem existuje.

Pokud lidé zadávají stejné údaje na třech místech, nemusí být správným řešením vytvořit robota, který je začne zadávat za ně. Lepší otázka zní: Proč máme tři místa? Nemůže se údaj uložit pouze jednou a dál se používat ze společného zdroje?

Automatizace špatného procesu může sice přinést rychlejší výsledek, ale zároveň upevní jeho nedostatky. Nepořádek nezmizí. Jen začne vznikat větší rychlostí.

Proto se snažím před samotnou automatizací odstranit zbytečné kroky, sjednotit vstupy a určit, kde má probíhat kontrola. Někdy se ukáže, že není potřeba žádné složité technické řešení. Stačí upravit formulář, změnit strukturu souboru nebo jasně stanovit odpovědnost.

I to považuji za dobrý výsledek. Cílem není použít co nejvíce technologií. Cílem je zjednodušit práci.

Dobré řešení musí přežít svého autora

Automatizace není hotová ve chvíli, kdy poprvé úspěšně proběhne. Musí fungovat i za měsíc, při jiném typu vstupu a ideálně také ve chvíli, kdy její autor není k dispozici.

Proto má dobré řešení podle mě několik vlastností. Je srozumitelné.Upozorní na chybu místo toho, aby ji tiše poslalo dál. Umožní dohledat, co se stalo. A počítá s tím, že některé případy budou vyžadovat zásah člověka.

Ne všechno musí být automatizováno od začátku do konce. Někdy dává větší smysl, aby systém údaje připravil a člověk je pouze zkontroloval a potvrdil. Takové řešení může odstranit většinu rutinní práce, ale zachovat kontrolu tam, kde je opravdu potřeba.

Právě v tom vidím smysl automatizace. Nejde o nahrazení lidí. Jde o odstranění činností, při kterých člověk funguje jen jako prostředník mezi dvěma systémy.

Závěr

Proces vhodný k automatizaci nemusí být velký ani nápadný. Často je schovaný v práci, kterou všichni považují za běžnou součást dne: otevřít e-mail, najít údaj, zkopírovat ho, vložit ho jinam a zkontrolovat.

Jedno kliknutí nic neznamená. Stovky stejných kliknutí už ano.

Proto si při opakované práci stále častěji pokládám jednoduchou otázku: Přináší tento krok skutečnou hodnotu, nebo ho děláme pouze proto, že jsme ho tak dělali vždycky?

Právě tam podle mě začíná dobrá automatizace.